律所“精益化”运营的现实意义

企业运作的基本逻辑是一致的，都是制造和销售解决问题的产品或服务，以甜甜圈为例，顾客缺少甜甜圈，所以他们愿意付钱给甜甜圈店来提供解决方案，包括生产系统、质量控制、包装等等。甜甜圈通过一条迷你的生产线，从原料变成圆形的面团卷，然后油炸，再加上美味的调料，最后放进一个盒子里。

律所就像甜甜圈店一样，为客户解决问题以获得报酬，律所也有一条生产线，在解决客户问题的基础上，提高生产效率，实现利润的最大化，才能收获成功。

甜甜圈是有形的食品，而法律服务不是，因此，将律所生产系统可视化是困难的，而看板可以在这方面提供帮助。

看板是分析生产系统的最佳方法之一，它可以被视作一条通道，从左到右模拟一个案件可能处于的阶段。在这个简单的模拟形式中，你可以清楚的看到正在进行的环节是什么，将要跟踪的下一步是什么以及已经完成了什么。律所需要更为完善和复杂的通道设定，可能需要从客户的第一次接触开始，直到完成收款才能结束。将这样的生产系统思维应用到律所，律师可以测量出案件每个阶段需要花费的时间，以及这些阶段在整个系统中花费的时间。

系统思维依赖于关键绩效指标，精益运营需要跟踪一个重要的关键绩效指标——时间周期，时间周期是一个案件从开始到结束所花费的时间，“结束”的意思是收到了钱，案件结了。

对于固定费用和偶发账单，最终目标是尽可能的减少时间周期，较低的时间周期可以增加律师在特定时间内完成的案件数量，这意味着更多的收入。在法律服务行业，并非所有的事情都在律师的掌控之中，但当事情发生时，律师需要尽可能的高效完成。

如果小时制的律所可以向统一收费模式过渡，他们有机会赚更多的钱，原因在于律师不再受时间的激励，减少他们的时间周期，从而增加每年可以完成的案件。在案件平均价格不变的前提下，完成更多的工作，必然意味着更多的收入。

最弱环节决定整体速度

想象一下，你正带领一支由12名侦察兵组成的队伍进行一次荒野之旅。你的责任是确保孩子们在徒步旅行中从A走到B时，没有任何意外发生，你很快就会发现，最快的孩子多快并不重要，因为整体速度是由队伍中最慢的侦查员决定的。

《目标》一书中的这个故事告诉我们整体速度与系统中最慢的环节一致。

假设一个生产系统由四个环节组成，环节1每天生产60个组件，环节2每天生产70个组件，环节3每天只能完成40个组件，环节4每天可以处理60个组件，那么整个系统每天最多只可以生产40个商品。

从这个例子不难看出，即使有一些环节表现优秀，但整个系统仍旧只能完成40件商品，环节3就是整个系统的瓶颈，限制了整体的输出能力。

律所瓶颈可能存在于系统的每一个环节，如果律所能够发现自己系统内的瓶颈，那么律师可以减少时间周期，从而提高接案量和收入。

常见的瓶颈发生在营销环节。律所往往热衷于推销自己，但在线索的跟进上却表现不足。Rocket Matter尝试了一种在线营销服务，为律师事务所建立网站，并为它们带来流量。然而接受服务的律所最后却获得了完全不同的结果。一家律所构建了完善的销售系统在200条线索中实现了30%的转化，而另一家律所因为线索没有被跟进而浪费了机会。

另一个比较常见的瓶颈发生在律师以为案件已经结束的时候，对于律所的生产系统来说，案件的解决并不意味着已经跨过终点线，真正收回所有款项才是，但律师可能会专注于法律上的胜利而忽略了及时回款的重要性。

瓶颈可能发生在法律程序的任何阶段，律师在各方交接工作的时间越长，拖延的机会就越大。在你的脑海中想象一下，哪些人的收件箱总是爆满的状态，只要团队有一个人反应慢，那么整个系统就会慢下来。

识别瓶颈的最佳方法是通过“看板”。在下面的例子中，我们可以看到有6个纸牌在存档环节，只有1个纸牌在等待环节。

那么，问题出在哪里不言而喻，接下来就需要看看这个环节到底发生了什么，这些业务为什么被耽误，谁是参与者，怎样才能解除这种僵局。

律师可能会发现消除瓶颈的过程有点像打地鼠，消除了一个，另一个可能会浮出水面。这也意味着每清除掉一个瓶颈，都会带来整体效率的提升和时间周期的缩短，也就代表着获得创收的机会在增加。

任何削弱价值的环节都是浪费

律所可以通过提高吞吐率来增加收入，通过减少循环时间来提高吞吐率，通过消除“浪费”来减少循环时间。在律所的生产系统中，浪费被定义为任何不能直接或间接增加客户体验价值的事情。

例如，立刻回复客户的一个建议是有直接价值的，但某些劳动密集型环节带来的计费工时则不是，因为自动化可以更短的时间解决问题。

在精益化的方法论中，我们使用“muda”这个词，这个词来自日语，意思是浪费。Taiichi Ohno 是丰田生产系统的创始人，他列举了导致生产放缓的7个环节：运输、移动、库存、等待、生产过剩、过度加工和残次品。如果你想让律所像工厂一样高效运作，让我们探讨一下这些环节是如何影响律所的案件流程以及该如何解决这些问题。

在制造业，运输或移动中的浪费是指产品和工人在不需要的时候被移动。对于律所来说，这意味着律师在一个案件的初始阶段要更多的借助数字化。能否通过电话或邮件与客户进行沟通，这样可以避免出差。能否使用协作工具征询同事的意见或更新案件进度，那么就不用花费太多的时间在会议上。能否实现无纸化办公，这样律师就不用将纸质文件从架子上拿下来再放回去。

Dave Maxfield将整个律所搬迁到了一个联合办公的空间，不仅减少了办公室的开销，还鼓励律师采用更多的虚拟解决方案，以便在不浪费时间的情况下与团队沟通。

制造业的存货浪费是存储并不真正需要的有形产品或材料。对于律所来说，不要轻易地放弃一个没有完成的案件，律所最大的财务损失就是没有把一个案件推过终点线，在已经完成的工作中或者即将完成的工作中，有可能会带来可观的收入。

此外，太多未结案件的积聚也不是一个好的现象，这不仅意味着律师不能把所有的注意力放在下一个案件上。在一个案件上花费太长的时间也可能意味着客户可能会有所不满，所以让案件有序地推进是非常重要的。

正如《The Lean Law Firm》中所写的那样，“在追求精益的运营方式中，浪费是不能容忍的，在任何情况下都必须消除，这是技术真正发挥作用的地方”。律所能做的最有价值的事之一就是查看服务流程，寻找可以实现自动化的环节。

例如：

律师是严谨的服务者，如果律所的服务出现“残次品”这意味着律师可能会失去客户，输掉官司甚至被吊销律师资格，在法律服务行业，“残次品”是非常严重的问题。即使“残次品”没有引起灾难性的后果，律师也必须花费时间和精力去修补这些问题。

为了避免产生“残次品”，律师有时候倾向于成为完美主义者，这并不是一件坏事，但完美在某些时候可能会成为效率的敌人，并可能产生一些原本不需要做的工作。有时候，足够好就是足够好，如果律师追求的是完美，那么律师可能是在浪费时间和金钱，而回报却在递减，这就是过度加工。

结语

随着律所规模与业务复杂程度的不断提升，律所在高效分工协作，精简服务流程上也一直在努力探索，在某些领域，律所已经摸索出完善且高效的服务流程，并借此在领域内实现领先。虽然，我们知道法律服务是无形的，要求律师像“机械”一样严守服务流程是过于苛刻的，但将某些环节交给自动化，将不必要的环节砍掉，最大化服务效能是有机会实现。

在激烈的市场竞争中，一点细微的进步都有可能在某些领域实现突破，而这也是律所服务流程精益化的价值所在。